Før søknaden: gi prosjektet en egen identitet
Opprett et prosjekt med målgruppe, mål, ansvarlig, start og slutt. Lag budsjett og finansieringsplan som skiller søkt støtte, egenandel, andre tilskudd og eventuell dugnadsinnsats. Les giverens regler før dere tar med administrasjon eller systemkostnader. Mange ordninger støtter avgrensede tiltak, mens ordinær drift faller utenfor.
Ved tildeling: gjør vilkårene til oppgaver
Arkiver søknad, vedtak og godkjent budsjett på prosjektet. Legg inn utbetalingsvilkår, rapporteringsfrister og milepæler med en navngitt ansvarlig. Tilpass prosjektet dersom tildelingen er lavere enn søknadsbeløpet, og avklar endringer med giver. Dette er portalens anbefalte arbeidsmåte; den erstatter ikke vilkårene i tilskuddsbrevet.
La dokumentasjonskravene styre oppsettet
Bufdirs vilkår krever at prosjektets økonomi kan skilles fra øvrig drift. Antirasismeutlysningen for 2027 beskriver eget prosjektnummer eller tilsvarende. Opprett en prosjektkode, og samle budsjett, bilag, ansvarlige og frister. Den aktuelle utlysningen og tilskuddsbrevet avgjør rapportkravene.
Underveis: før regnskap på prosjektet
Bruk en egen prosjektkode eller tilsvarende sporbar avgrensning. Knytt bilag, inntekter og godkjenninger til prosjektet, og avstem bank. Ta ut regnskapsstatus mot godkjent budsjett jevnlig. Styret bør se både brukt beløp, gjenstående forpliktelser og forventet sluttkostnad. Et godt prosjektregnskap gjør avvik synlige mens det fortsatt er tid til å handle.
Se drift, økonomi og aktivitet samlet
Styret bør kunne følge kontingenter, utestående betalinger, likviditet og prosjektforpliktelser uten å miste sammenhengen mellom lister. Et samlet system kan forenkle oppfølgingen, men dette er en anbefalt arbeidsmåte, ikke en målt spareeffekt. Be leverandørene demonstrere budsjett mot regnskap per prosjekt, dokumentarkiv, oppgaveansvar og dataeksport. Sammenlign hele leveransen, inkludert regnskapslisens, gebyrer og innføring.
Til sluttrapporten: dokumenter penger og aktivitet
Samle prosjektregnskap, bilagsoversikt og dokumentasjon av gjennomførte aktiviteter. Vis hvordan pengene er brukt, hva som ble oppnådd og hvilke avvik som oppstod. Behov for revisjon, tilbakebetaling og oppbevaring følger den enkelte ordningen. Del bare de personopplysningene giver trenger.
Test systemet med et virkelig prosjekt
Be alle leverandører vise samme prosjekt: opprett budsjett, registrer et bilag, fordel en oppgave, følg en frist og eksporter regnskap med avvik. Avklar om regnskap og oppgaver henger sammen i valgt pakke, om en integrasjon er nødvendig og hva hele oppsettet koster. Offentlige funksjonsbeskrivelser er et utgangspunkt; demonstrasjonen må vise deres arbeidsflyt.